Quanto Costa Affittare Uno Spillatore? Guida Completa

L’idea di offrire birra alla spina ad un evento, che sia un matrimonio, una festa privata, un open day aziendale o una sagra, ha un fascino indiscutibile. Porta con sé un’aura di professionalità, freschezza e convivialità che le bottiglie o le lattine faticano a eguagliare. Ma tra l’idea e la realizzazione si pone una domanda pratica fondamentale: quanto costa affittare uno spillatore? La risposta, come spesso accade, è: dipende. Questo articolo ha l’obiettivo di smontare questa domanda, esplorando nel dettaglio tutte le variabili che concorrono a formare il prezzo finale di un noleggio. Forniremo un quadro realistico dei costi, dalle opzioni più basiche per una piccola festa in casa alle configurazioni professionali per eventi di centinaia di persone, aiutandoti a fare scelte informate e a evitare spiacevoli sorprese in fattura.

Il costo non è solo una questione di “prezzo dell’oggetto”. È la somma di una serie di servizi e componenti che un noleggio professionale dovrebbe includere per garantire il successo dell’evento. Affittare un semplice refrigeratore da un rivenditore di attrezzature per la ristorazione è una cosa. Affittare una soluzione chiavi in mano da una beer firm specializzata, che comprende attrezzatura, birra, setup, assistenza e smontaggio, è un’altra. La differenza si misura in sicurezza, qualità del servizio e tranquillità per chi organizza. Analizzeremo entrambi gli approcci, chiarendone pro, contro e range di prezzo.

La scelta dipende strettamente dalla scala e dalla natura dell’evento. Per 30 amici in giardino, un kit compatto da banco può essere sufficiente. Per 200 invitati a un matrimonio, servirà un sistema più potente, con più rubinetti, linee di spillatura più lunghe e una gestione logistica più complessa. Affronteremo anche aspetti meno ovvi ma cruciali come la caparra, le condizioni di consegna e ritiro, la copertura assicurativa per eventuali danni e l’eventuale costo del personale addetto alla spillatura. L’obiettivo è creare una guida di riferimento che permetta di confrontare preventivi in modo consapevole, ponendo le domande giuste ai fornitori. Per chi sta pensando di organizzare un evento di questo tipo, risorse come la guida per un release day per birre artigianali offrono spunti sulla gestione dell’evento in sé.

In questo post

1. Le componenti di base di un noleggio: cosa stai pagando davvero?
2. Costo in funzione del tipo di spillatore e della configurazione
3. L’impatto della birra scelta sul prezzo finale
4. Servizi accessori che fanno la differenza (e incidono sul costo)
5. Preventivo tipo per diverse tipologie di evento
6. Costi nascosti e domande da porre al fornitore
7. Noleggio per locali temporanei (fiere, sagre, pop-up)
8. Affittare vs. Comprare: una breve analisi costi-benefici
9. Domande frequenti sul noleggio spillatori
10. Tl;dr

Le componenti di base di un noleggio: cosa stai pagando davvero?

Quando si richiede un preventivo per il noleggio di uno spillatore, è essenziale capire cosa sia incluso nella voce “noleggio”. Un prezzo molto basso potrebbe nascondere costi aggiuntivi significativi. Ecco gli elementi che tipicamente compongono il servizio:

1. L’unità di refrigerazione e spillatura: Il cuore del sistema. Può essere un refrigeratore a banco (con uno o due rubinetti integrati), un refrigeratore a colonna, o un sistema più complesso con refrigeratore separato e torre di spillatura indipendente. Il costo dipende dalla capacità di raffreddamento (misurata in watt o in litri di capacità), dal numero di rubinetti, dalla marca e dall’usura dell’apparecchio.

2. Il sistema di gas (CO2 o Azoto): Include la bombola di gas (piena), il regolatore di pressione e le tubazioni per collegarla allo spillatore. Per le birre più cremose (Stout, Nitro IPA) si usa spesso una miscela di azoto e CO2 (gas birra). La fornitura del gas è sempre inclusa, ma alcuni contratti potrebbero addebitare un extra per bombole supplementari o per il gas consumato oltre una certa soglia.

3. I Fusti di Birra (Keg): Questo è spesso la voce di costo più rilevante, separata dal noleggio dell’hardware. Il costo dipende dallo stile di birra, dal birrificio, dalla capacità del fusto (da 20 litri, i più comuni per eventi, a 30 o 50 litri) e dal prezzo di acquisto del fornitore. Una birra artigianale premium avrà un costo al litro superiore a una birra industriale. Il fornitore dovrebbe indicare chiaramente il prezzo per fusto e la capacità.

4. Le Linee di Spillatura e gli Accessori: Le tubazioni food-grade che collegano il fusto al rubinetto, i raccordi (tipicamente a tri-clamp), i rubinetti stessi. Il loro stato (nuovi o sanificati professionalmente) è cruciale per la qualità della birra.

5. Il Servizio di Consegna, Setup e Ritiro: Forse il servizio più prezioso. Un tecnico consegna l’attrezzatura, la monta, la collauda, regola pressioni e temperature e si assicura che tutto funzioni prima dell’inizio dell’evento. Al termine, ritira tutto. Questo servizio ha un costo, ma elimina qualsiasi preoccupazione logistica e tecnica da parte dell’organizzatore.

6. Copertura Assicurativa e Cauzione: Molte aziende chiedono una cauzione (da qualche centinaio a oltre mille euro, a seconda del valore dell’attrezzatura) che viene restituita al ritiro se tutto è integro. Alcune includono un’assicurazione contro danni accidentali nel prezzo di noleggio, altre la offrono come extra.

7. Assistenza Tecnica durante l’Evento: I fornitori più seri offrono un numero di telefono dedicato per emergenze tecniche (es.: “la birra non esce”, “fa troppa schiuma”). In alcuni casi, per eventi molto grandi o di lunga durata, si può pagare per avere un tecnico presente in loco.

Comprendere queste voci permette di paragonare preventivi che offrono pacchetti diversi. Un prezzo che sembra alto ma include setup, ritiro e assistenza 24h può essere più conveniente e sicuro di uno basso che richiede di andare a ritirare e montare l’attrezzatura in autonomia. Per chi organizza eventi ricorrenti, valutare un servizio di fornitura birra alla spina per pub può offrire condizioni diverse.

Costo in funzione del tipo di spillatore e della configurazione

La scelta dell’attrezzatura è dettata dal numero di ospiti, dallo spazio disponibile e dal tipo di birra da servire. Ecco una panoramica con range indicativi di costo per il solo noleggio hardware (esclusa birra e servizi extra).

Spillatore a Banco Monorubinetto: La soluzione più semplice e compatta. È un frigobox verticale con un rubinetto integrato sulla parte superiore. Adatto per piccoli eventi domestici (fino a 30-40 persone). Costo di noleggio per un weekend: €50 – €120.

Spillatore a Banco Birubinetti: Simile al precedente, ma con due rubinetti indipendenti. Permette di servire due birre diverse contemporaneamente. Ideale per eventi medi (50-80 persone) o per offrire una scelta. Costo per un weekend: €80 – €180.

Refrigeratore Separato + Torre di Spillatura: Configurazione più professionale e flessibile. Il refrigeratore (un cabinet o una cella frigo) contiene i fusti ed è collegato a una o più torri di spillatura posizionate sul banco bar. Permette di avere più rubinetti (3, 4, 6+) e una maggiore capacità di stoccaggio fusti. È la scelta per matrimoni, fiere, eventi aziendali. Costo per un weekend: a partire da €150 per un sistema base a 2 rubinetti, fino a €400-600 per sistemi a 4-6 rubinetti con refrigeratore capiente.

Sistemi Speciali: Spillatori per birra a gas azoto (con rubinetti stout specifici), sistemi a doppia zona temperatura (per servire birre diverse a temperature ottimali), o carri bar mobili completamente attrezzati. Hanno costi superiori, che partono da €250-300 per il noleggio.

Importante: Questi prezzi sono puramente indicativi e variano notevolmente in base alla zona geografica (Nord, Centro, Sud Italia), alla stagionalità (estate e periodi festivi costano di più), alla durata del noleggio (3 giorni è standard per un weekend) e all’affidabilità del fornitore. Un servizio come quello de La Casetta Craft Beer Crew per un angolo spillatore per matrimonio propone pacchetti completi che includono l’hardware in una formula più ampia.

L’impatto della birra scelta sul prezzo finale

La voce “birra” è il moltiplicatore del budget. Un fusto da 20 litri (circa 35 pint da 0,57cl o 56 bicchieri da 0,35cl) può costare da €50-70 per una birra industriale o artigianale locale di base, fino a €100-150 e oltre per una birra artigianale rinomata, una doppio malto, una IPA con luppoli pregiati o una birra d’abbazia belga. La scelta dipende dall’immagine che si vuole dare all’evento e dal palato degli ospiti.

È fondamentale stimare correttamente il consumo. Una stima prudente per un evento di 4-5 ore è di 0,5-0,7 litri a persona (circa 1-1,5 bicchieri). Per 100 persone, serviranno quindi 50-70 litri, equivalenti a 3-4 fusti da 20L. È sempre meglio sovrastimare leggermente: alcuni fornitori permettono di restituire fusti chiusi non utilizzati, altri applicano una penale o non li riprendono. Meglio chiarire prima.

Alcuni fornitori, soprattutto beer firm o microbirrifici che offrono servizio di noleggio, propongono pacchetti combinati che includono l’attrezzatura e una selezione di loro birre a un prezzo forfettario. Questo può essere conveniente e garantisce l’abbinamento ottimale tra birra e sistema di spillatura (es. pressione giusta per quello stile). La Casetta Craft Beer Crew, ad esempio, nel suo catalogo B2B propone una selezione mirata di birre artigianali come una Double IPA o una Belgian Dark Strong Ale, ideali per essere offerte in formato spillato in eventi di qualità. Per conoscere l’offerta, si può consultare la pagina sulla fornitura di birra artigianale.

Servizi accessori che fanno la differenza (e incidono sul costo)

Oltre al “pacchetto base”, servizi aggiuntivi possono alzare il conto finale ma fornire un valore enorme in termini di serenità e risultato.

• Setup e Regolazione Professionale: Un tecnico che viene a montare tutto, collega i gas, regola le pressioni per ogni tipo di birra e fa una spillatura di prova. Costo: spesso incluso in pacchetti premium, altrimenti può essere un extra di €50-150 a seconda della complessità e della distanza.
• Personale Addetto alla Spillatura: Per eventi formali o con molti ospiti, avere un barista dedicato allo spillatore è essenziale. Evita code, garantisce una spillatura perfetta e un servizio curato. Il costo è di €15-25 all’ora a persona, per un minimo di 4-6 ore.
• Noleggio Bicchieri: Fornitura di bicchieri in plastica dura o vetro (solitamente con logo personalizzabile). Costa pochi centesimi a bicchiere, ma semplifica la gestione.
• Copertura Assicurativa per Danni: Riduce la cauzione richiesta o copre piccoli danni accidentali. Può costare €20-50 a evento.
• Servizio di Pulizia Post-Evento: Il fornitore ritira l’attrezzatura sporca e provvede alla sanificazione professionale delle linee. Questo servizio, come quello offerto per la pulizia professionale degli spillatori, è fondamentale per l’igiene e la durata delle attrezzature. Può essere incluso o a pagamento.

Preventivo tipo per diverse tipologie di evento

Facciamo alcuni esempi concreti con budget indicativi (IVA esclusa, prezzi medi di mercato).

Evento Domestico (30 persone, 1 birra):

• Noleggio spillatore a banco monorubinetto: €80
• 1 Fusto da 20L di birra artigianale media: €70
• Setup base (consegna e ritiro a orario prestabilito): €40
• Totale indicativo: €190

Matrimonio (100 persone, 2 birre diverse):

• Noleggio sistema a 2 rubinetti con refrigeratore: €200
• 3 Fusti da 20L (2 di una birra, 1 dell’altra): €300 (€100/fusto)
• Setup e regolazione professionale in loco: €100
• Noleggio bicchieri: €50
• Totale indicativo: €650

Fiera Aziendale (200 persone, 4 ore, 3 birre):

• Noleggio sistema a 4 rubinetti: €350
• 5 Fusti da 20L (mix di 3 birre): €500
• Personale barista per 5 ore: €125 (€25/h)
• Setup, assistenza e ritiro: €150
• Totale indicativo: €1,125

Questi sono esempi. Chiedere sempre un preventivo dettagliato e scritto che specifichi ogni voce. Un fornitore serio, come si evince dalle best practice per la vendita di birra artigianale, opera con trasparenza.

Costi nascosti e domande da porre al fornitore

Per evitare brutte sorprese, porre queste domande è d’obbligo:

1. Il prezzo include l’IVA?
2. È inclusa la cauzione? Quanto è e quando viene restituita?
3. Cosa succede se un fusto non viene consumato? Si restituisce? Con quale rimborso/penale?
4. Sono inclusi il gas (CO2/azoto) e tutti i raccordi?
5. Chi è responsabile in caso di malfunzionamento durante l’evento? C’è un numero di assistenza?
6. Gli orari di consegna e ritiro sono fissi o flessibili? C’è un extra per consegne/rriti fuori orario?
7. L’attrezzatura è coperta da assicurazione per danni accidentali?
8. Le linee di spillatura sono nuove o sanificate professionalmente prima di ogni noleggio? (Domanda cruciale per la qualità e l’igiene).

Un costo nascosto comune è la penale per ritardo nel ritiro o per danni anche minimi (es. un graffio sul refrigeratore). Leggere le condizioni generali di contratto.

Noleggio per locali temporanei (fiere, sagre, pop-up)

In questo caso, il noleggio è spesso di lunga durata (settimane o mesi) e può configurarsi come un leasing operativo. I costi sono trattati diversamente. Si paga un canone mensile per l’hardware, a cui si aggiunge il costo della birra fornita (spesso con uno sconto per volumi). Il fornitore diventa un partner strategico. È essenziale che l’attrezzatura sia robusta, facile da gestire per il personale non specializzato e che il servizio di assistenza sia rapido. La garanzia di fornitura costante di birra e gas è altrettanto importante. Questa dinamica è simile alla logistica necessaria per una taproom di un microbirrificio, sebbene in formato temporaneo.

Affittare vs. Comprare: una breve analisi costi-benefici

Vale la pena acquistare un proprio spillatore? Dipende dalla frequenza d’uso.

Acquistare (costo medio €800-€2.500 per un sistema decente):

• Pro: Disponibilità immediata e permanente, nessun vincolo di prenotazione, si personalizza l’attrezzatura, sul lungo termine può costare meno.
• Contro: Alto investimento iniziale, costi di manutenzione e riparazione a proprio carico, necessità di acquistare e stoccare bombole di gas, responsabilità della pulizia e sanificazione (o costo del servizio di pulizia), obsolescenza e ingombro.

Noleggiare:

• Pro: Costo variabile e legato all’evento, nessun investimento iniziale, attrezzatura sempre aggiornata e funzionante, servizio tecnico incluso, nessuna preoccupazione di manutenzione e stoccaggio.
• Contro: Costo ricorrente, necessità di prenotare con anticipo, dipendenza dal fornitore, limitazione nella scelta dell’attrezzatura.

La regola pratica: Se si prevedono meno di 3-4 eventi all’anno, il noleggio è quasi sempre più conveniente e pratico. Oltre questa soglia, potrebbe valere la pena valutare l’acquisto, soprattutto se si ha uno spazio dove conservare l’attrezzatura. Per un bar o un ristorante che vuole testare l’offerta di birra alla spina senza impegno, il noleggio a lungo termine è una soluzione ideale.

Domande frequenti sul noleggio spillatori

D: Quanta birra serve per un evento di 50 persone?
R: Per una stima prudente, considera 0,5-0,7 litri a persona per un evento di 4-5 ore. Per 50 persone, servono quindi 25-35 litri. Questo corrisponde a circa 2 fusti da 20 litri. È sempre meglio avere un piccolo surplus per evitare di rimanere senza.

D: C’è bisogno di una licenza speciale per servire birra alla spina ad un evento privato?
R: Per un evento privato e gratuito (es. matrimonio in una location privata, festa in casa), di norma non serve una licenza per somministrazione. Se l’evento è pubblico, a pagamento o si svolge in un luogo pubblico, è necessario verificare le autorizzazioni comunali e la licenza per somministrazione di alimenti e bevande. Il fornitore del noleggio può dare indicazioni generali, ma la responsabilità è dell’organizzatore.

D: Posso usare il mio fusto di birra con uno spillatore a noleggio?
R: Dipende dal contratto e dalla compatibilità. Molti fornitori noleggiano l’hardware a patto che si acquistino anche i fusti da loro, per garantire la compatibilità dei raccordi (sistema KeyKeg, Sankey D, ecc.) e la qualità del servizio. Altri possono permetterlo, ma spesso richiedono un deposito cauzionale più alto per il rischio di danni dovuti a un fusto non standard. Chiedere sempre prima.

D: Quanto tempo prima devo prenotare il noleggio?
R: Più prima, meglio è, soprattutto nei periodi di alta stagione (primavera, estate, festività). Per un evento importante come un matrimonio del sabato, consigliabile prenotare almeno 2-3 mesi prima. Per eventi più piccoli o in bassa stagione, 2-4 settimane possono essere sufficienti, ma la conferma tempestiva garantisce la disponibilità.

D: Lo spillatore ha bisogno di una presa di corrente particolare?
R: La maggior parte degli spillatori da noleggio per eventi funziona sulla normale rete domestica 220V. Tuttavia, assorbono una potenza considerevole (500W-1500W). È importante verificare che la presa sia in grado di sostenere il carico, che il cavo sia in buono stato e, per eventi all’aperto, che la presa sia protetta dagli agenti atmosferici. Il fornitore può indicare la potenza precisa dell’apparecchio.

D: Cosa succede se durante l’evento lo spillatore smette di funzionare?
R: Un fornitore professionale deve fornire un numero di assistenza tecnica attivo durante l’orario dell’evento. Il primo passo è contattarli. Spesso il problema è risolvibile per telefono (es. bombola del gas esaurita, interruttore spento). In casi gravi, possono inviare un tecnico o fornire una sostituzione. La presenza di questa garanzia è un segnale di serietà da cercare nel contratto.

Il costo di affittare uno spillatore è l'investimento per creare un'esperienza memorabile per i propri ospiti. Va oltre il semplice servizio di una bevanda: è un elemento di spettacolo, di qualità e di attenzione al dettaglio. La chiave per una scelta oculata risiede nella trasparenza. Confrontare preventivi dettagliati, comprendere esattamente cosa si sta pagando e scegliere un fornitore affidabile che offra supporto tecnico reale sono passaggi non negoziabili.

Che tu sia un privato che organizza il giorno più importante della sua vita o un professionista che vuole distinguere il proprio evento aziendale, la birra alla spina ben gestita lascia il segno. Approcciarsi a questo servizio con la giusta pianificazione, come si farebbe per la scelta del catering o delle musiche, significa valorizzare al massimo questo investimento e garantire che, al brindisi, nei bicchieri ci sia solo la schiuma della festa, mai quella della preoccupazione. Per esplorare altre idee su come integrare la birra artigianale in eventi speciali, l'articolo su come creare un calendario di birre stagionali può offrire ulteriori spunti creativi.

Tl;dr

Il costo di noleggio varia da 50€ a oltre 600€ per weekend, escluso il costo della birra. Include attrezzatura, gas e spesso setup. Verifica sempre servizi inclusi e cauzione.